Ηλεκτρονικά θα πρέπει να ενημερώνουν υποχρεωτικά οι εργοδότες το ΙΚΑ, το Σώμα Επιθεώρησης Εργασίας και τον ΟΑΕΔ όσον αφορά στις αλλαγές στις εργασιακές σχέσεις και το προσωπικό τους από την 1η Ιανουαρίου του 2013, ενώ όσοι επιθυμούν να εξοικειωθούν μπορούν προαιρετικά να χρησιμοποιήσουν το σύστημα έως το τέλος του έτους.
Ο υπουργός Εργασίας, Γιάννης Βρούτσης, υπέγραψε την απαιτούμενη υπουργική απόφαση που προβλέπει ότι οι εργοδότες υποχρεούνται να υποβάλλουν ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (Σ.ΕΠ.Ε.), το οποίο διασυνδέεται με τον ΟΑΕΔ και το ΙΚΑ, τα εξής έγγραφα:
α) Ε3. Αναγγελία πρόσληψης
β) Ε4. Πίνακας προσωπικού
γ) Ε5. Αναγγελία οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού
δ) Ε6. Καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου
ε) Ε7. Βεβαίωση – δήλωση εργοδότη για συμβάσεις ορισμένου χρόνου ή έργου
στ) Ε8. Αναγγελία υπερωριακής απασχόλησης και
ζ) Ε9. Αίτηση για την έγκριση υπερωριακής απασχόλησης.
Συγκεκριμένα, ο εργοδότης θα υποβάλλει τα έντυπα με τη χρήση ηλεκτρονικής μεθόδου επικοινωνίας, μέσω Διαδικτύου, στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ).
Δυνατότητα πρόσβασης στο σύστημα έχουν μόνο οι εργοδότες οι οποίοι είναι εγγεγραμμένοι στα μητρώα εργοδοτών του ΙΚΑ, χρησιμοποιώντας τον ίδιο συνδυασμό ονόματος και κωδικού χρήστη που ήδη έχουν.
Τυχόν μεταβολές στοιχείων εργοδοτών θα πρέπει να γνωστοποιούνται στο ΙΚΑ εντός των προβλεπόμενων προθεσμιών.
Η διαδικασία ολοκλήρωσης της ηλεκτρονικής υποβολής του εντύπου Ε6 που αφορά στην καταγγελία σύμβασης εργασίας αορίστου χρόνου (απόλυση), θα υλοποιείται σε δύο στάδια: ο εργοδότης, αρχικά, θα συμπληρώνει την ηλεκτρονική φόρμα του εντύπου Ε6, θα την εκτυπώνει και ακολούθως, αφού τεθούν οι υπογραφές ιδιοχείρως του εργοδότη και του εργαζομένου, ο εργοδότης θα ολοκληρώνει την ηλεκτρονική υποβολή επισυνάπτοντας το αρχείο του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με τις προαναφερθείσες υπογραφές.
Σε περίπτωση μη υπογραφής του εντύπου Ε6, ο εργοδότης θα πρέπει να επισυνάπτει το αρχείο της ηλεκτρονικά σαρωμένης έκθεσης επίδοσης του δικαστικού επιμελητή.
Στην περίπτωση οικειοθελούς αποχώρησης μισθωτού, η επισύναψη του αρχείου του ηλεκτρονικά σαρωμένου εντύπου με την υπογραφή του εργαζομένου είναι προαιρετική.
Η ορθότητα και η ακρίβεια των στοιχείων που συμπληρώνονται στα πεδία όλων των εντύπων καθώς και η τήρηση των διατάξεων σχετικά με την υπογραφή από τον εργαζόμενο αποτελούν ευθύνη του εργοδότη ή του εξουσιοδοτημένου από αυτόν προσώπου.
Το έντυπο που αφορά στην αναγγελία πρόσληψης (Ε3) θα πρέπει να υποβάλλεται ηλεκτρονικά το αργότερο έως και την ίδια ημέρα της πρόσληψης και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο. Οι νέοι εργοδότες, οι οποίοι προβαίνουν σε πρόσληψη για πρώτη φορά, μπορούν να υποβάλλουν ηλεκτρονικά το έντυπο Ε3 εντός τριών εργάσιμων ημερών από την πρόσληψη, αφού προηγουμένως έχουν απογραφεί στην αρμόδια υπηρεσία του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ.
Κατά το διάστημα της μεταβατικής περιόδου, η οποία ορίζεται έως τις 31/12/2012, η διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων, όπως αυτή περιγράφεται στην παρούσα, είναι προαιρετική.
Έως τη λήξη της μεταβατικής περιόδου, οι εργοδότες μπορούν να επιλέξουν τη διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία του ΣΕΠΕ ή/και του ΟΑΕΔ, ακόμη και μετά την ηλεκτρονική υποβολή οιουδήποτε εντύπου.
Από 1/1/2013 εφαρμόζεται υποχρεωτικά η διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής των εντύπων.
