Η πανδημία με τον COVID-19 δημιούργησε πολλά προβλήματα στη λειτουργία μικρών και μεγάλων εταιρειών. Το zougla.gr αποκαλύπτει το πρωτόκολλο διαχείρισης κρίσης της Ford Motor Ελλάς λόγω COVID-19…Πολλοί πιάστηκαν… αδιάβαστοι, άλλοι πάλι συνέχισαν κανονικά τη λειτουργία τους χωρίς προβλήματα, ακολουθώντας συγκεκριμένο πρωτόκολλο που αφορά διάφορες κρίσεις, ακόμα και κρίση όπως αυτή που βιώνουμε τους τελευταίους μήνες.
Η Ford είναι μία παγκόσμια εταιρεία που απέδειξε στην πράξη ότι ήξερε τις κινήσεις που έπρεπε να κάνει και να ακολουθήσει για να βγει αλώβητη. Στην Ελλάδα τη διαχείριση των αυτοκινήτων, την προώθηση και γενικά οτιδήποτε έχει να κάνει με την μάρκα βρίσκεται με την επίβλεψη της Ford Motor Hellas.
Ενεργοποιήθηκε το πρωτόκολλο
Στα συρτάρια της Ford Motor Ελλάς υπάρχει το λεγόμενο σχέδιο διατήρησης επιχειρησιακής συνέχειας το Τι πρέπει να γίνειμε το “καλημέρα” της κρίσης σε μία μεγάλη επιχείριση…λεγόμενο Business Continuity Plan. Σκοπός ενός τέτοιου σχεδίου είναι να σκιαγραφήσει τα βήματα που πρέπει να ληφθούν σε περίπτωση εκτάκτων συνθηκών που θα εμπόδιζαν την εταιρία να ασκεί τις δραστηριότητές της και να εξυπηρετεί τους πελάτες της.Το σχέδιο BCP, λοιπόν περιγράφει συγκεκριμένα βήματα με σκοπό την ελαχιστοποίηση της διακοπή της λειτουργίας της εταιρίας, στην προκείμενη περίπτωση της Ford.
Ο βασικός σκοπός ενός τέτοιου σχεδίου είναι η συνέχιση της υποστήριξης του Επίσημου Δικτύου ώστε και αυτό με τη σειρά του να συνεχίσει να υποστηρίζει τους πελάτες. Αυτό το σχέδιο περιγράφεται στις «οδηγίες» καταγραφής του με ακριβή φρασεολογία που χρησιμοποιείται όπως:
– «Εξασφαλίστε την υποστήριξη τηλεφωνικού κέντρου για ερωτήσεις πελατών και αντιπροσώπων».
– «Επαναφέρετε τις κανονικές επιχειρηματικές λειτουργίες το συντομότερο δυνατόν»
Από εκεί και πέρα η εταιρία έχει εκπονήσει το σχέδιο σε παγκόσμιο επίπεδο, αλλά δίνει την δυνατότητα, οι εταιρίες σε εθνικό επίπεδο όπως είναι η Ford Motor Ελλάς να εκπονήσουν το δικό τους σχέδιο σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες της περιοχής στην οποία κάθε μία δραστηριοποιείται. Το γενικό σχέδιο περιλαμβάνει επιμέρους πρωτόκολλα που καλύπτουν μία ευρεία γκάμα περιπτώσεων οι οποίες θα μπορούσαν να διακινδυνεύσουν την συνέχιση της δραστηριότητας της εταιρίας.
Η σειρά των διαδικασιών
Τα επιμέρους αυτά πρωτόκολλα καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα, από την «απλή» εκκένωση του κτηρίου λόγω φωτιάς ή σεισμού, μέχρι πολύ «πολύπλοκες» καταστάσεις όπως αυτή που βιώνουμε τους τελευταίους μήνες. Τα πρωτόκολλα περιλαμβάνουν κάθε είδους έκτακτη περίσταση…Τα επιμέρους πρωτόκολλά διαχειρίζονται τις έκτακτες καταστάσεις με βάση το πότε αυτές μπορεί να συμβούν (π.χ. κατά τις εργάσιμες ώρες ή όχι) και περιλαμβάνουν παραμέτρους όπως:
– Ο κύριος χώρος εργασίας δεν είναι διαθέσιμος (π.χ. ο χώρος εκκενώθηκε ή έχει καταστραφεί)
– Tα ζωτικά συστήματα ή η τεχνική υποδομή (π.χ. δίκτυα κ.λπ.) δεν είναι διαθέσιμα
– Το βασικό προσωπικό δεν είναι σε θέση να εκτελεί τα πρωταρχικά του καθήκοντα
Επίσης υπάρχει ειδική φόρμα που περιγράφει όλες τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν σε περίπτωση ενεργοποίησης κάθε επιμέρους πρωτόκολλου, η οποία περιλαμβάνει:
– Περιγραφή των επιχειρηματικών λειτουργιών που εκτελεί ο οργανισμός για τον οποίο αναπτύσσεται το σχέδιο
– Αναλυτική περιγραφή όλων των ενεργειών που πρέπει να γίνουν κατά την ενεργοποίησή του
– Χάρτη των διεργασιών (σε μορφή οργανογράμματος) με πολλαπλές πιθανότητες και επιλογές (Ναι / Όχι) και τις ενέργειες σε κάθε περίπτωση
– Την ομάδα που είναι υπεύθυνη για την ανάπτυξη κάθε σχεδίου και τους ανθρώπους που επωμίζονται την εφαρμογή κατά την ενεργοποίησή του
Συγκεκριμένη δομή
Είναι χαρακτηριστικό πως η ομάδα ανάπτυξης και εφαρμογής του σχεδίου έχει συγκεκριμένη δομή. Περιλαμβάνει τον διευθυντή του πλάνου, την ομάδα σχεδιασμού, συντονιστή και μέλη εφαρμογής του σχεδίου με συγκεκριμένες αρμοδιότητες. Για παράδειγμα, στο πλάνο επιχειρησιακής συνέχειας της Ford Motor Ελλάς, αναφέρεται χαρακτηριστικά ότι:
– «Σκοπός αυτού του σχεδίου είναι να περιγράψει το σχέδιο της Ford Motors Hellas (FMH) για την ταχεία επανέναρξη των εργασιών σε περίπτωση που ένα περιστατικό εμποδίζει τη λειτουργία της. Παραδείγματα τέτοιων περιστατικών είναι η απώλεια ρεύματος, η πυρκαγιά, οι πλημμύρες και οι ακραίες καιρικές συνθήκες, ο σεισμός, η απειλή βόμβας, η απειλή για την υγεία ή άλλη κατάσταση έκτακτης ανάγκης».
Μέσα στα πλαίσια των αρμοδιοτήτων της ομάδας εφαρμογής του πλάνου για την εκκένωση του κτηρίου περιγράφεται το ονοματεπώνυμο των υπαλλήλων που είναι επιφορτισμένοι με τις παρακάτω ενέργειες μετά από την εντολή του συντονιστή:
– «Να ακινητοποιήσει όλους τους ανελκυστήρες τοποθετώντας ένα αντικείμενο μπροστά από τον αισθητήρα της πόρτας»
– «Να μεταβεί στον γενικό διακόπτη παροχής ηλεκτρικού ρεύματος και να τον κλείσει».
Πώς αντέδρασε η Ελλάδα
Όπως είναι φανερό, τα σχέδια / πρωτόκολλα είναι καταρτισμένα με μεγάλη λεπτομέρεια για να μπορούν να Σε 8 ώρες είχε ενεργοποιηθεί το πρωτόκολλοενεργοποιούνται άμεσα, όπως συνέβη και στις 20 Μαρτίου όπου ο πρόεδρος της Ford Motor Ελλάς Νίκος Νοταράς ενεργοποίησε το πρωτόκολλο απομακρυσμένης εργασίας για όλο το προσωπικό εξαιτίας του κινδύνου για τη υγεία των εργαζομένων.
Είναι χαρακτηριστικό πως το πρωτόκολλο αυτό ενεργοποιήθηκε σε λιγότερο από 8 ώρες. Μέχρι το τέλος της ημέρας όλοι οι υπάλληλοι της Ford Motor Ελλάς εργάζονταν από το σπίτι τους και παρείχαν την υποστήριξή τους στο επίσημο δίκτυο και τους πελάτες Ford.
.png)
Προστασία από βιομηχανική κατασκοπεία
Το συγκεκριμένο πρωτόκολλο προϋπόθετε εξειδικευμένα προγράμματα υπολογιστή, εγκεκριμένα από τη Ford Για κάθε επικίνδυνη κατάσταση υπάρχει λύση…Ευρώπης, εγκατεστημένα σε κάθε PC ή laptop κάθε υπαλλήλου ανάλογα με τη φύση της εργασίας του με σκοπό να διασφαλίζεται η επικοινωνία μεταξύ των υπαλλήλων αλλά και με το επίσημο δίκτυο.
Ενδεικτικά, τα προγράμματα αυτά περιλαμβάνουν, εικονική τηλεφωνική συσκευή, πρόγραμμα τηλεδιασκέψεων, εικονικό δίκτυο (VPN) για κρυπτογραφημένη επικοινωνία και προστασία από βιομηχανική κατασκοπεία και φυσικά τα εξειδικευμένα προγράμματα που κάθε υπάλληλος χρησιμοποιεί για την τέλεση των καθημερινών εργασιών του – κάποια από αυτά περιλαμβάνουν τη δυνατότητα εικονικής υπογραφής εγγράφων.
